Kebijakan Privasi

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Smart School Project mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan melindungi data saat Anda menggunakan situs, dashboard, aplikasi mobile, serta layanan pendukung Smart School Project ("Layanan").

Dokumen ini berlaku untuk seluruh komponen Layanan yang tersedia pada ekosistem Smart School Project, termasuk halaman informasi dan pendaftaran, dashboard pelanggan, layanan verifikasi dokumen, layanan transaksi/pembayaran, serta aplikasi mobile (murid, guru, dan aplikasi ujian/CBT) yang terhubung ke sistem.

Terakhir diperbarui: 31 Januari 2026

1. Peran dan Tanggung Jawab

Dalam konteks layanan manajemen sekolah, sekolah/institusi pendidikan umumnya bertindak sebagai pengendali data (menentukan tujuan dan cara pemrosesan), sedangkan Smart School Project bertindak sebagai pemroses data (memproses data atas instruksi sekolah untuk menjalankan layanan). Untuk data pendaftaran calon pelanggan, akun dashboard, dan transaksi pembelian/berlangganan, Smart School Project dapat bertindak sebagai pengendali data.

2. Informasi yang Kami Kumpulkan

Kami dapat mengumpulkan jenis informasi berikut sehubungan dengan penggunaan Layanan:

Data pendaftaran & komunikasi seperti nama, jabatan, email (perorangan dan/atau sekolah), nomor WhatsApp/telepon, nama institusi, serta pesan yang Anda kirim melalui formulir.
Data akun dashboard seperti nama, email, kata sandi (tersimpan dalam bentuk hash), nomor telepon, dan alamat (jika diisi).
Data verifikasi seperti status verifikasi akun, dokumen yang Anda unggah (nama file, tipe/mime, path), serta feedback/admin notes terkait validasi dokumen.
Data transaksi seperti order/invoice id, paket/produk, jumlah siswa (jika relevan), nominal, status, metode pembayaran, serta detail pembayaran yang dikirim oleh payment gateway.
Data pengiriman (jika ada pembelian produk fisik) seperti alamat pengiriman, kurir, nomor resi, dan status pengiriman.
Data operasional sekolah (jika sekolah mengaktifkan modul manajemen sekolah) seperti data siswa/guru, kelas, jadwal, kehadiran, nilai, tugas, dan aktivitas pembelajaran lainnya.
Data ujian/CBT seperti data pengerjaan ujian dan lampiran yang diunggah melalui aplikasi ujian (misalnya foto jawaban).
Data identifikasi perangkat seperti alamat IP, jenis perangkat, sistem operasi, dan log teknis lain untuk keamanan.
Data notifikasi seperti token perangkat untuk pengiriman push notification (misalnya melalui Firebase Cloud Messaging).

Pada beberapa implementasi, sekolah juga dapat menggunakan perangkat pendukung (misalnya pembaca RFID/NFC) untuk pencatatan kehadiran. Dalam hal ini, sistem dapat memproses kode/UID kartu sebagai identifier untuk menghubungkan ke data kehadiran.

3. Cookie dan Teknologi Pelacakan

Situs Smart School Project dapat menggunakan cookie/teknologi serupa untuk: menjaga sesi dan keamanan, serta memahami performa halaman melalui analitik (misalnya Google Analytics). Anda dapat mengatur browser untuk menolak cookie, namun beberapa fitur situs dapat berfungsi terbatas.

4. Penggunaan Informasi

Informasi yang kami kumpulkan digunakan untuk:

Menyediakan, mengoperasikan, dan meningkatkan layanan (web & aplikasi mobile).
Mengelola akun, autentikasi, keamanan, serta pencegahan penyalahgunaan.
Memproses pendaftaran, pengajuan trial/klaim, dan verifikasi dokumen.
Memproses pembayaran dan menampilkan status/riwayat transaksi.
Menyediakan dukungan pelanggan dan komunikasi layanan.
Memenuhi kewajiban hukum dan permintaan yang sah dari otoritas.

Jika sekolah mengaktifkan modul manajemen sekolah, data operasional sekolah diproses untuk menjalankan fitur seperti kehadiran, jadwal, pembelajaran, ujian/CBT, pelaporan, dan notifikasi kepada pengguna aplikasi.

5. Dasar Hukum Pemrosesan Data

Kami memproses data pribadi berdasarkan:

Pelaksanaan perjanjian/kontrak layanan (misalnya penyediaan sistem dan dukungan).
Persetujuan (misalnya saat Anda mengisi formulir atau mengaktifkan notifikasi pada perangkat).
Kepentingan sah (misalnya keamanan, pencegahan fraud, dan peningkatan layanan).
Kewajiban hukum (jika diwajibkan untuk menyimpan/menyediakan informasi tertentu).

6. Penyimpanan dan Keamanan Data

Kami menerapkan langkah-langkah keamanan yang wajar dan sesuai standar industri untuk melindungi data pribadi dari akses, penggunaan, atau pengungkapan yang tidak sah. Akses ke data hanya diberikan kepada pihak yang berkepentingan dan berwenang untuk keperluan operasional sistem.

Meskipun kami berupaya maksimal untuk melindungi data pribadi Anda, tidak ada metode transmisi data melalui internet atau metode penyimpanan elektronik yang sepenuhnya aman. Oleh karena itu, kami tidak dapat menjamin keamanan absolut, namun kami akan selalu meningkatkan standar keamanan kami.

Kami menyimpan data selama diperlukan untuk menyediakan layanan dan/atau selama hubungan layanan masih berjalan, serta sesuai dengan kebutuhan operasional dan kewajiban hukum. Permintaan penghapusan/penyesuaian data mengikuti kesepakatan layanan dengan sekolah dan ketentuan peraturan yang berlaku.

7. Berbagi Data dengan Pihak Ketiga

Kami tidak menjual atau menyewakan data pribadi kepada pihak ketiga. Data hanya dapat dibagikan dengan pihak ketiga terpercaya dalam kondisi berikut:

Kepada penyedia layanan pendukung (misalnya hosting/infrastruktur, penyimpanan, email) untuk menjalankan dan mengamankan layanan.
Kepada payment gateway (misalnya Midtrans) untuk memproses transaksi dan menerima notifikasi status pembayaran.
Kepada layanan notifikasi/push notification (misalnya Firebase Cloud Messaging) untuk mengirim notifikasi ke perangkat.
Kepada layanan analitik (misalnya Google Analytics) untuk memahami penggunaan situs dan meningkatkan kualitasnya.
Kepada penyedia layanan AI (misalnya OpenAI) hanya jika fitur berbasis AI diaktifkan dan diperlukan untuk memproses konten yang dikirim.
Kepada pihak logistik/kurir untuk proses pengiriman produk fisik (jika relevan).
Jika diwajibkan oleh hukum, peraturan, atau proses hukum yang berlaku.
Untuk melindungi hak, keamanan, atau properti Smart School Project, pengguna, atau pihak lain yang berkepentingan, sesuai dengan hukum yang berlaku.

Setiap mitra pihak ketiga tersebut hanya akan menerima data yang diperlukan untuk menjalankan fungsi layanannya dan terikat kewajiban untuk menjaga kerahasiaan serta keamanan data sesuai perjanjian dan peraturan yang berlaku.

8. Hak Pengguna

Bergantung pada peran Anda (sekolah, guru, siswa, orang tua) dan perjanjian dengan institusi pendidikan, Anda dapat mengajukan permohonan melalui pihak sekolah atau administrator terkait untuk:

Memperbarui atau mengoreksi data pribadi yang tidak akurat.
Meminta penghapusan data tertentu sesuai dengan ketentuan hukum dan kebijakan penyimpanan data yang berlaku.
Mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai bagaimana data Anda digunakan.

9. Perubahan Kebijakan Privasi

Kebijakan Privasi ini dapat diperbarui dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan dengan perkembangan layanan, perubahan regulasi, atau kebutuhan operasional. Versi terbaru dari kebijakan ini akan dipublikasikan pada halaman ini beserta tanggal berlakunya. Penggunaan berkelanjutan atas layanan setelah perubahan dianggap sebagai penerimaan Anda terhadap kebijakan yang telah diperbarui.

10. Kontak

Jika Anda memiliki pertanyaan, permintaan, atau keluhan terkait Kebijakan Privasi ini, Anda dapat menghubungi kami melalui halaman Hubungi Kami atau alamat kontak resmi Smart School Project yang tercantum pada situs ini.